「忙しいから出来ない」と諦める前に、まずやってみたいシンプルな4つのステップ

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忙しい: 一杯やることが溜まっている、暇や余裕がない状態

・いつも必死にやっているのに、一向に減っていかない仕事や家事。多すぎて何から手を付けたらいいのかわらかない。手を抜いているわけでもないのにゴールが見えない・・・。いつまでたっても急かされているようで心が安まらない。

こんな不安に陥ったことはありませんか?

・魅力的な仕事だけど忙しいから断ろう・・・、遊びに行きたいけど仕事が終わらない・・・、

せっかくのチャンスなのに凄く残念ですよね。

忙しいが理由でチャンスを失う前に、本当に忙しくて出来ないのか一緒に考えてみましょう。

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1.忙しいを見えるようにしよう

皆さんには責任感があります。そのため、”すぐに出来ないこと”や”些細なこと”もずっと心に引っかかっているんです。

また、全体が把握できていないけど色々やることがあるときは、”漠然と忙しい”と感じやすく、常に心にモヤモヤが残っているような状態になります。

では、どんな”やること”があるのでしょうか?ここで大事なことは”大小関わらず、やる事を書き出す”ことです。書き出し方は買い物リストの感覚でOKです。

リスト化することで自分の中に溜まっている忙しいが見えてきますし、実は覚えておくこと自体も負担になっているんです。

書き出してみると覚えておく負担も軽減されますし、いっぱいあるように感じていただけで案外少ないことも多いです。

2.”やること”に優先順位を付けよう

少しずつ”忙しい”が見えてきたと思います。次は”やること”に順番を付けましょう。

順番がないと何から手をつけたらいいか迷いますし、迷うことがまた負担になります。

順番を付けるときは重要度と緊急度を意識すると決めやすいです。もちろん内容によっては他の項目があってもいいです。

自分の中で基本となる軸を持ち、それに従って順番をつければ、自ずと”やる事”が見えてきます。

2-1.重要度

先ほど、書き出したやることリストの中には、あまり重要でないことも含まれていると思います。ここでは、必ずやらないといけない事か、そうでないのかを分けましょう。

仕事を例にとると、A案件とB案件で1つの仕事(成果)があったとします。自分のパートはA案件で、B案件は同僚が行い、A案件→B案件の順にしか進めないとします。

このようなケースではA案件が遅れると、その分B案件も遅れるという悪循環が起きてしまいます。また、A案件を終わらせてしまえば自分の手から離れ同僚が進めてくれますので、A案件の重要度を上げ、さっさと自分の手から離してしましょう。早く終わらせると同僚も助かりますし、成果も出やすいです。

2-2.緊急度

次に緊急度を見てみましょう。緊急度とは期日が決まっている(例えば、納期)のかを基準にすると良いです。

重要度が低くても、期限が決まっていると優先順位が上がります。

私の場合は納期(緊急度)を最優先します。些細な事でも納期遅延は信用を失う恐れがあります。信用=重要ですので納期を守ることは重要度も高くなります。

2-3.順番付け

重要度と緊急度がわかってくると”やる事”に順番が付けられるはずです。基本的には相対比較でOKです。例えば、A、B、Cの仕事があるなら、A>B>Cのように順番をつけてみましょう。

納期のようにはっきりしているものは決めやすいと思うのですが、しばしば重要度がよくわからないという声を聞きます。

もし、重要度が判断できないのであれば、書き出したリストをもって判断できる人に仰ぐのが良いです。

折角、順調良く進んでいるのに、順番付けを迷って時間を浪費すれば元の木阿弥です。

家電を例にしてみると、冷蔵庫が壊れた場合、生活をする上で直ぐさま支障を来しますよね。そういう場合であれば、”重要度も緊急度も高い”という位置づけになります。しかし、壊れていなければ、いずれ買い換えたいけど、まだ大丈夫。つまり、重要度はそこそこあっても、緊急度は低くなります。

2-4.効率

最後に、効率についても考えてみましょう。同じような内容の仕事や準備が必要な作業など、こういったものを一緒に片付けると効率が上がります。

買い物も専門店をめぐるのではなく、ショッピングセンターにいけば色々揃いますので効率が良いですし、毎日いくより買い溜めする方が効率が良いですよね。

こういった感じに”やる事”も纏めて片付けていきましょう。

ただし、効率ばかり追いかけていると、溜まってからやろうという意識が生まれ、いつまでたっても手つかずになっていまうことがあります。効率も大事ですが程ほどにするのがポイントです。

3.いらない”やる事”は捨ててしまおう

ここでは重要でもなく、緊急でもないことを思い切って捨ててしまいましょう。

今の貴方には”いつかやる””今度やる”は難しい状態です。

”塵も積もれば山となる” 言葉通り、些細な事でも心に積もり積もると大きな負担になっていきます。

「別にやらなくてもいいなぁ」であれば、思い切って捨ててしまいましょう。

自分時間を確実に増やす方法は”無駄なことを捨てる”ことです。

4.あとは”やるだけ”

これまでのステップで、本当にすぐに実施すべきことがわかったはずです。もう迷う必要はありません。

この順番通り片付けていけば、どんどん”やる事”が進んでいきますし、成果も見えてきます。全力で終わらせてしまいましょう!

なぜか、ここで立ち止まる人を見ます。

恐らく、やりたくない気持ちがあるのだと思います。誰だって、嫌な事ややりたく無い事ってありますよね。でも、やるべき事はやるしかありません。

立ち止まる事が無駄ですので、やるべき事はさっさと終えちゃいましょう。

5.まとめ

私の経験上、「忙しい、忙しい」とずっと口にしている人に限って、”何がどう忙しいか”を答えられなかったり、答えがあっても「本当にやる必要ありますか」ってことが多いです。

魅力的な案件を「忙しくて出来ない」「忙しいから無理」といって諦めることは非常にもったいないです。本当に出来ないのかを真剣に考えてみて下さい。

”限られた自分時間に貴方のためになることを追加していく” これが重要だと思います。

今回の記事は”忙しい”を見えるようにする方法ですが、貴方がスキルアップしたり、もっと効率的に行えば、”容量”が増えていきます。

貴方の容量が増えるように自分時間を当てていくと、更なる好循環が図れますので、是非頑張って下さい。

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