【スケジュール管理】 効率が上がり、調整しやすくなる8つのポイント

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皆様お疲れ様です!

今日もサクッと仕事を終わらせて好きな事ができてますか?

さて、今回はスケジュールに関する記事です。

皆さん、毎日スケジュールをたててますか?もっぱら遊びのスケジュールはたてても、毎日のスケジュールまではたててない方も多いのでは?

行き当たりばったりでも毎日をすごすことは可能です。ですが、やはり無駄が多くなってしまいます。

無駄が増えると時間がなくなっていきますので、自分時間が減る一方。そうならないようにスケジュールをたてて貴方の日常を見えるようにすることです。

どうせスケジュールをたてるのであれば、管理しやすいスケジュールの方がいいですよね。

ギチギチに詰まったスケジュールだとすぐに破綻してしまいますので。

では、スケジュールのたて方を見ていきましょう。

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効率化、管理のしやすいスケジュールのたて方

①重要タスクを詰め込みすぎない

重要なタスクは3つまでにする。出来れば1~2つが良い。

色々な事情で予定通りに進まないことがあります。そのときは翌日以降に持ち越すのですが、緊急度や重要度の高いタスクは翌日以降に持ち越しにくいことが多いです。

ですので、絶対しなくてはいけない重要タスクは1日に1~2つにして、残りは再編が可能なタスクにしておくことで作業的にも精神的にも楽になります。

②移動時間を減らす

移動は時間が読めない要素があります。渋滞などが起きるとたちまち予定がくるってしまいます。かといって、緩いスケジュールでは時間が無駄になりますので、極力移動を減らす工夫をしましょう。

また、移動は直接成果に繋がらないため無駄という意識を持つことが重要です。

買い物に行くときも、わざわざ離れた専門店ばかりにいきませんよね。大型ショッピングモールが流行るのはそういうことです。

これらの理由から仕事でも意識して移動を減らしていきましょう。

③同じジャンルの仕事にまとめる

同じジャンルにまとめることで、頭の切り替えなしで連続して進めていけます。

また、準備や予備動作も少なくて済みますので、効率化も図れます。

ただし、肉体労働を詰め込みすぎない方がいいです。肉体労働は時間が経つにつれて疲れて効率が下がってきます。

一度やってみるとわかると思いますが、肉体労働が多いと時間までに終わらなくなってしまいます。

④時間を要するものから片付ける

これは①に似ています。時間がかかるタスクはまとまった時間が必要ですので、活動時間に余裕のあるときがベストです。

また、短時間で終わるようなものは後日に再編成しやすいこともあげられます。

⑤午前中を有効活用する

朝は最も活動エネルギーが高まる時間です。

頭もリフレッシュされてますので、重要案件や労力を要する案件は朝のうちに片付けてしまいましょう。

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⑥全ての活動をタスク管理する

仕事以外もタスク管理することです。例えば、食事、入浴、家事、その他、全てです。

「仕事が忙しすぎて食事が出来なかった」などが無いようにするためです。

人は食事、睡眠等、絶対に必要な活動があります。それらをおろそかにしては短期的に成果を上げられても長期的にはマイナスになります。身体を壊しては意味がありませんのでご注意ください。

また、どうしてもスポット的に食事ができないときもあると思います。そういったときは「食事時間をずらす」か、「移動中にすませる」、「栄養補助食品を食べる」などを組み込むと良いです。

⑦マルチタスクしない

一時期マルチタスクが流行りましたが、人間の脳はパソコンのように同時にタスクをこなすことを苦手としています。

最近の研究によると、マルチタスクはパフォーマンスを大幅に低下させることがわかってきているようです。

人間の脳はコンピュータとは異なり、同時に行う作業の数が増えるとともにその処理能力は著しく低下する。2つの同じような作業を同時に行おうとすると、そのパフォーマンスは50%低下するのではなく、80~95%低下する傾向があるのだ。

引用:ZDNet Japan

実際に「あれも、これも」になってしまうと集中力は続かないので、逆に遅くなってしまったり品質が低下してしまうということです。

さらに怖い話もあります。

マルチタスクは精神を疲弊させる脳の浪費に等しく、放置すると早期の認知機能低下につながりかねない。また、マルチタスクが長年の習慣になっている人は、脳の記憶を司る部分にダメージを与える可能性があるストレスホルモンのコルチゾールの値が高くなることがわかっている。

引用:カラパイア

無理しすぎると脳がダメージを受けるのもわかりますよね。もし、マルチタスクをやっているのであれば今日からやめてみてください。成果があがるかもしれませんよ。

⑧仕事を終える時間を決める

これが一番重要です。学生ならば勉強を終える時間です。

日本のサラリーマンの一番悪いところだと思っています。仕事を終える時間を決めないと、いつまでも仕事ができるんです。すると効率の悪い事や無駄な事もなんとかなるんです。だから、改善しなくてもいけるんです。自分を削ってやっていくのは限界がありますので早めに切り替えて下さい。

逆に時間が決まっていたら、効率の悪い事や無駄な事は真っ先に排除していきますよね。それが自分時間を生む秘訣です。

「一生懸命」ではなく、「要領良く」やりましょう。そのためには終える時間を決めてください。

まとめ

如何でしたでしょうか。時間効率を最大化させるには行き当たりばったりでは不可能といって過言ではないです。

かといって、綿密に練られたスケジュールが必ずしも良いわけでもないというのですから奥が深いです。

まずはスケジュールたててみて、実行し、問題を探して改善する。

品質管理のP.D.C.Aサイクルと同じです。

  • Plan(計画)   :計画(スケジュール)をたてる。
  • Do(実行)     :計画を実行する。
  • Check(評価):実行した内容が計画に沿っているかどうかをチェックする。
  • Act(改善)    :実行した内容が計画に沿っていない部分を見つけて改善する。

P.D.C.A→P.D.C.A→・・・の用に繰り返していくことで完成度の高いスケジュールの作成が可能となります。

スケジュールの完成度が上がれば、無駄な時間が生まれにくくなりますので、是非とも活用してください。

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