【新入社員必見】急な仕事はどう対応したらいいの? 抑えておきたい3つのポイント

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Head in Hands / proimos

背後より忍び寄る影・・・、不適な笑みの上司・・・、手に持った資料・・・

仕事をしていると突然仕事が増える事があります。もちろん、スケジュールにも入っていません。

こういった仕事をどう対処すれば良いか悩みますよね。

急な仕事は貴方のスケジュールを狂わし、余計な時間も取られがちです。

つまり、貴方の大切な自分時間を削る必要が出てきますので、基本は断る方向に持って行きたいところです。

しかし、どうにも断れない、今回はそんな”急な仕事の品質と納期の関係”について書いていきたいと思います。

急な仕事の内容を聞く時の3つのポイント

急な仕事は準備も段取りも出来ていません。そんな状態ですので時間を要してしまいます。

ここで重要なのは”完璧を追い求めない”ことです。

それでは3つのポイントについて説明していきます。

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納期(緊急度)

急な仕事の時点で緊急度は高いと思っておいて良いです。

そもそも緊急度が低ければ、急な仕事になりませんので。

物理的に可能かを確認してください。

全ての良い条件が揃った状態で、その納期を間に合わせることが可能かを確認するのです。

具体例として、「ユーザーに印刷物を届ける」という仕事とします。

この仕事の工程をざっくり4つの工程とすると

[印刷物-工程]

  1. デザイナーがデザインを作成する
  2. デザインをユーザーに確認し、承認を得る
  3. デザインデータを印刷業者に渡し、必要部数印刷する
  4. 印刷物をユーザーに届ける

これらの各工程に最低限必要な日数があるかどうかを確認してください。

デザイナーも手が空いていて、ユーザーも協力的で、印刷業者が待ちかまえている状態です。

仮に印刷時間が足りないのであれば、複数の印刷業者に依頼するのも手です。

印刷物を届ける際も手の空いた人がハンドキャリーするなど、ここは柔軟に考えて不可能か可能かを確認します。

ここで不可能なら、現時点で絶対失敗しますので可能な納期に変更してから引き受けて下さい。

そうしないと貴方のミスになってしまいます。

現実的に可能か考えて下さい。

上述したように印刷業者を複数にわけるや、ハンドキャリーはコストアップしますし、品質も印刷業者をわけるとばらつきます。

急ぎでデザイナーに依頼できるか(指定以外のデザイナーでもOKか)、コストアップは可能か等、現実的に可能かを確認してください。

急を要するのであれば、ある程度のところは妥協してもらう必要があります。

こちらも妥協できないようであれば不可能になりますので、引き受けてはダメです。

相手も都合があるでしょうが、ちゃんと理由を説明してNoと言いましょう。

品質(重要度)

時間がありませんので、完璧を追い求めてはいけません。

判断できる人に納期と品質を天秤にかけてもらいましょう

納期を優先するのであれば、十分に時間を取れた時の品質が100であれば70くらいで進めていきましょう

ここで重要なのは次工程に進めることです。

貴方がどのパートを受け持っていたとしても、貴方の遅れで残りの工程もどんどん遅れていきます。

間に合わなかったら全て無駄になることもありますので、納期第一で進めていきましょう。

しかし、残りの30を無視するわけではありません。

目処がついてから完成度を高めていけば良いです。

上司への貸し

急な仕事はピンチですが、チャンスでもあります。

ここで恩を売っておけば、後々役に立つことが多いです。

特に上司が困っている時ほど効果的です。

しっかり、恩を売って今後の交渉を優位に進めて下さい。

ただし、仕事は確実に終わらせてください。

中途半端や失敗となると逆に評価を下げてしまいます。

出来ないのであれば、断る勇気を持って下さい。

その方が双方最悪の結果を免れます。

まとめ

大小にかかわらず、急な仕事は本当に嫌なものです。

また、”頑張る”や”一生懸命”で解決できないことはたくさんあります。

どうしても断れないのであれば、貴方に傷がつかないように注意ください。

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