【新入社員必見】急な仕事はどう対応したらいいの?オーバーワークになる前に仕事を断る方法を考えよう

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Free / rawmeyn

抱えている仕事に手が回っていないにも関わらず、上司から「この仕事頼まれてくれないかな」なんて追加の仕事を頼まれるなんてことありますよね。

無能な上司でなければ、貴方の働きぶりを十分に理解し、追加の仕事ができると判断した上で依頼していると思います。

しかし、いくら有能な上司でも完全に貴方のスケジュールや仕事の立て込み具合まで理解できません。また、追加の仕事がやりたくないこともあると思います。

特に新入社員は仕事のことがよくわかっていませんし、今後のことを考えると断りづらい。しかし、受けてしまうと他の仕事がショートしてしまう。

そんなときはどうすれば良いのでしょうか。

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仕事の内容を聞く

上司は追加の話をしたくて来ていますので、話を聞かないと面倒なことになります。まずは話を聞くところから始めましょう。

また、内容によっては大したことがないかもしれませんし、断るにも情報がなければ断りにくいものです。

もしかすると貴方の望んでいた仕事やスキルに関する内容かもしれません。そうなると話はかわってきて、今の受け持っている仕事をどう離すかがポイントになります。

ここでは、仕事のボリューム納期必要な労力をポイントに聞いてください。

やる、やらないに関わらず、これらのポイントを押さえないと判断できませんので。

もし、仕事を受けるのであれば、仕事の詳細を確認してください。

ここからはやらない、或いは他の仕事を減らすためのポイントをご紹介します。

上司に貴方の状況を説明しよう

続けて、貴方の仕事の状態を上司に説明しましょう。

上司は”追加の仕事ができる”と思っています。しかし、現状では出来ない(やりたくない)わけですので、まずは貴方の状況を説明する必要があります。

現在、どれだけの仕事に着手し、どれだけ仕事が詰まっているかを説明してください。

基本的には上司から部下に仕事がまわってきますので、上司は仕事の内容を知っていると思います。

しかし、上司も全ての仕事を覚えているとは限りません。昔の仕事であれば忘れているかもしれません。

出来るだけ思い出させるように説明してください。所々で、「○○の案件は△△でしたよね?」のように内容を確認したら効果的です。

また、細かい仕事やルーチンワークも”仕事は仕事”ですので伝えることが重要です。

引き受けるなら代替案を出す

貴方の状況を説明しても断れそうにないのであれば、代替案を出すのは如何でしょうか。

今回は断れなくても、これからの交渉を有利にするのです。

私の場合は代替案を良く使います。小さい案件で貸しを作っておいて、大きい案件で返して貰うのです。貸しは貸しですので、しっかり返して貰いましょう。

特に他人にとっては大変な事であっても、自分にとって大したことがない案件が狙い目です。

大きい案件は上司も引け目がありますので、労少なくして交渉材料としては十分働いてくれます。

交渉の仕方として、一旦断ってから引き受ける方法があります。断ることで、上司は他の人に回そうとします。しかし、全てに断られて困ってしまいます。そこで貴方が救いの手を出すと、単純に引き受けるより貸しが大きくなります

まとめ

全てにYesが言えるのであれば、すばらしいことです。

しかし、大半の人の容量は有限ですので、Noが言えるようにならないとどんどん自分の時間を削っていき、最後は身体を壊してしまいます。

上司もYesと言ってくれたから任せたわけで、できないのであればNoと言ってほしいはずです。

期日になって「出来てません」と言われても手の打ちようがありませんので。

また、仕事が断れなくて、抱え込んでしまう人はいつも忙しそうです。

忙しすぎて手が回っていないのでどんどん後手になり、効率は悪化の一途です。

こうなると悪循環になりますので、恐らく抜け出せなくなります。

一番気をつけて欲しいのは、その状態に慣れることです。

当たり前になると抜け出すことを思いつかないので、いつまでたっても抜け出すことはできません。

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